Przedsiębiorcy, co do zasady, dokumentują sprzedaż na rzecz osób fizycznych przy pomocy kasy fiskalnej. Niemniej jednak w niektórych przypadkach sprzedawca może również wystawić fakturę dla osoby, która nie prowadzi działalności gospodarczej. Kiedy będzie miał taki obowiązek i co powinien zawierać ów dokument?
Jak ewidencjonować sprzedaż na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej?
Przedsiębiorcy dokonują rozliczeń z innymi podmiotami gospodarczymi przy pomocy faktury. Niemniej jednak ci, którzy świadczą usługi na rzecz osób fizycznych bądź sprzedają im towary, zobowiązani są, co do zasady, ewidencjonować operacje za pomocą kasy fiskalnej. W przypadku, gdy przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia z obowiązku posiadania kasy, musi dokumentować sprzedaż w ewidencji bezrachunkowej. Alternatywnym rozwiązaniem jest też wystawienie faktury dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.
Kiedy należy wystawić fakturę dla osoby fizycznej?
Wystawienie faktury na osobę fizyczną odbywa się wyłącznie na jej wniosek. Przedsiębiorca nie ma prawa odmówić wydania dokumentu, jeśli żądanie zostanie zgłoszone w ciągu 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. W pozostałych przypadkach wystawienie faktury zależy wyłącznie od jego dobrej woli, gdyż przepisy nie nakładają takiego obowiązku, choć wciąż przewidują taką możliwość. W sytuacji, gdy klient zgłasza chęć otrzymania faktury, przedsiębiorca musi ją wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę bądź nie później, niż 15. dnia od zgłoszenia żądania. Pierwszy przypadek dotyczy klientów, którzy zgłoszą chęć otrzymania faktury do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę. Faktury za sprzedane towary lub wykonane usługi nie wystawia się więc do każdej transakcji, a jedynie w uzasadnionych przypadkach.
Co powinna zawierać faktura wystawiona na osobę fizyczną?
Faktura wystawiona na osobę fizyczną zasadniczo nie różni się od dokumentu, jaki sprzedawca wystawia innemu podmiotowi gospodarczemu. Musi się w nim znaleźć między innymi numer faktury, data wystawienia dokumentu czy data dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. Niemniej jednak pojawia się pewna nieścisłość, dotycząca identyfikacji odbiorcy dokumentu. Osoby fizyczne zazwyczaj nie posiadają NIP-u, który standardowo umieszcza się na fakturach dla przedsiębiorców. Pojawia się więc pytanie, czy w miejscu, gdy powinien znajdować się NIP, należy umieścić numer PESEL? Ustawa o VAT nie przewiduje takiego rozwiązania, zatem przedsiębiorca nie musi prosić klienta o podanie tego numeru. Jednocześnie, jeśli osoba fizyczna nie posiadana numeru NIP pole identyfikacyjne pozostawia się puste. Należy natomiast umieścić w dokumencie imię, nazwisko oraz adres klienta. Więcej informacji na temat ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych można znaleźć w serwisie Poradnik Przedsiębiorcy.
